Introduction AEON (hereinafter “the Company”) is fully committed to the fight against financial crime. To this end, the company has employed a robust and efficient approach in the area of Anti-money laundering, regulations, suspicious activity reports, Know your customer (KYC), Customer due diligence and Enhanced Due Diligence, Risk assessments, transaction monitoring, and investigations. The purpose of this procedures manual is to establish the below processes to be followed:
1.1. Obligation to establish procedure The company has established adequate and appropriate systems and procedures for the following:
1.1.1. Internal control, risk assessment and risk management in order to forestall and prevent money laundering and terrorist financing, and 1.1.2.the detailed examination of any transaction which by nature may be considered to be particularly vulnerable to be associated with money laundering or terrorist financing, and in particular, complex and unusually large transactions and all unusual patterns of transactions which have no apparent economic or clear lawful purpose.
2.1. Appointment of a Money Laundering Compliance Officer ( “MLCO ”) T h e D i r e c t o r(s) appoints a senior staff member who has the skills, knowledge and expertise in financial or other activities, as the case may be, known as the MLCO to whom a report is to be made 3 about any information or other matter which comes to the attention the Company and which, in the opinion of the person handling that business, proves or creates suspicions that another person is engaged in money laundering or terrorist financing;
2.2. Duties of the Money Laundering Compliance Officer (i) The MLCO has the responsibility, to record and assess on an annual basis all risks arising from existing and new customers, products and services as well as the measures or changes to the systems and procedures implemented by the company for the effective management of the aforesaid risks. (ii)The MLCO prepares the Customer Acceptance Policy/form (iii) The MLCO has the primary responsibility for the preparation of the company’s risk management and procedures manual for the prevention of money laundering and terrorist financing. The manual is assessed on a periodic basis and reviewed when deficiencies are found or when the need arises to adapt the company’s procedures for the effective management of the risks emanating from money laundering and terrorist financing. (iv) The MLCO monitors and assesses whether the policy, procedures and controls that have been introduced for the prevention of money laundering and terrorist financing are correctly and effectively applied. (v)The MLCO receives any information from the company’s employees which is considered by the latter to be knowledge or suspicion of money laundering or terrorist financing activities or might be related with such activities in the form of an internal report. A specimen of this internal report (hereinafter to be referred to as “Internal Money Laundering Suspicion Report”) is attached, as Appendix 1, to this manual. All such reports should be registered and kept on a separate file. (vi) The MLCO evaluates and investigates the information received. The evaluation of the information reported to the MLCO should be made on a separate form which should be registered and retained on file. A specimen of this report (hereinafter to be referred to as “Money Laundering Compliance Officer’s Internal Evaluation Report”) is attached, as Appendix 2, to this manual. (vii) If following the evaluation described in paragraph (vi) above, the MLCO decides to notify the Authority, then he/she should complete a written report and submit it the soonest possible. All such reports should be registered and kept on a separate file. (viii) After the submission of the MLCO’s report to the Authority, the transactions of the customer(s) involved are monitored by the MLCO. (ix) If following the evaluation described in paragraph (vi) above, the MLCO decides not to notify the Authority, then he/she should fully explain the reasons for such a decision on the “Money Laundering Compliance Officer’s Internal Evaluation Report” which should, as already stated, be registered and retained on file. 4 (x) The MLCO maintains a registry with statistical information (e.g. date of submission of the internal report, date of assessment, date of reporting to the Authority) in relation to the Internal Money Laundering Suspicious Reports and the MLCO’s reports to the Authority. (xi) The MLCO provides advice and guidance to the employees of the company on the correct implementation of procedures and controls to prevent money laundering and terrorist financing. (xii) The MLCO determines which of the company’s employees need further training and education for the purpose of money laundering and terrorist financing prevention and organizes appropriate training sessions/seminars. In this regard, the MLCO prepares and applies, an annual staff training program. (xiii) The MLCO maintains a register with the data/information (i.e. name, place of business, area of activity, supervisory authority, date of commencement of business relationship, last review date, next review date, rating) of the third person with whom the company has established a business relationship.
3.1. Introduction The Company applies customer identification and due diligence procedures on a risk based approach depending on the type of customer, business relationship, product or transaction. However, the company must be able to demonstrate that the extent of the measures is commensurate with the risks from the use of their services for the purposes of money laundering and terrorist financing. Applying measures and procedures on a risk sensitive basis enables companies to focus their efforts on those areas where the risk of money laundering and terrorist financing appears to be higher.
3.2. Identifying and Assessing Risks A risk-based approach starts with the identification, recording and assessment of the risk that has to be managed. The identification and assessment of risk entails answering the following questions: • What risk is posed by the company’s customers? • What risk is posed by a customer’s behavior (e.g. customer transactions where there is no apparent legal/financial/commercial rationale). • What risk is posed by the products/services the customer is using? (e.g. making payments via electronic funds transfers, large cash deposits or withdrawals, investment products etc.). Indicative parameters of a risk based system of controls and procedures are the following: ▪ The nature and profile of customers as well as of products and services offered. ▪ The volume and size of transactions. ▪ The country of origin and destination of customers’ funds. 5 ▪ Deviations from the anticipated level of transactions. ▪ The nature of business transactions.
3.3. Design and implementation of controls to manage and mitigate the risks Once the Company has identified the risks it faces then it designs and implements the appropriate systems and controls for their management and mitigation in accordance with the procedures prescribed in this manual. As regards money laundering and terrorist financing, managing and mitigating the risks involves measures to verify the customer’s identity, collecting additional KYC information about the customer to construct his business profile and monitoring his transactions and activity. In order to ensure its policies, procedures and controls on anti-money laundering and terrorist financing are appropriate and effective, having regard to the assessed risk, the company determines the type and extent of measures it should adopt, to manage and mitigate the identified risks cost-effectively. These measures may, for example, include: • Adapting the customer due diligence procedures in line with their assessed money laundering and terrorist financing risk; • Obtaining additional customer or business relationship data and information where this is appropriate for the proper and complete understanding of a customer’s activities and source of wealth to effectively manage any increased risk emanating from the particular business relationship. • On-going monitoring of high risk customers’ transactions and activities (where applicable) The risk assessment and the implementation of the aforementioned measures must result in the classification of customers into three risk categories: low, normal and high risk. Criteria will be attached to each category to reflect the possible risk and each category should be accompanied by the corresponding due diligence procedures, periodic monitoring and controls. Enhanced customer due diligence measures should be applied on a risk sensitive basis, in all business relationships which by nature present a higher risk of money laundering or terrorist financing.
3.4. Dynamic Risk Management Risk management is a continuous process, carried out on a dynamic basis. Risk assessment is not an isolated event of a limited duration. Systems and controls should be kept under regular review so that risks resulting from changes in the characteristics of existing customers, new customers, products and services and in the geographical dispersion are managed and countered effectively. 6
4.1. Introduction Collecting and maintaining sufficient information about a customer, making use of that information for the purposes of customer identification is the basis of all other procedures for the prevention of money laundering and terrorist financing and is the most effective weapon against the possibility that the services provided by company are used for the above mentioned illegal purposes. In addition to minimize the risk of a company’s services being used for illicit activities, collecting and maintaining sufficient information on a customer’s identity allows the early detection and recognition of suspicious transactions/activities and protects the company from possible fraud and the underlying risks to their reputation
4.2. Customer identification and due diligence procedures Customer i d e n t i f i c at i o n an d due d i l i g e n c e procedures, include the following: (i) identifying the customer and verifying the customer’s identity on the basis of documents, data or information obtained from a reliable and independent source; (ii) identifying the beneficial owner and taking risk-based and adequate measures to verify his identity based on documents, records or information issued or obtained from an independent, reliable source. (iii) Conducting ongoing monitoring of the business relationship, including scrutiny of transactions carried out throughout the course of that relationship, to ensure that these transactions are consistent with the information and data in the possession of the person engaged in financial or other business activities in relation to the customer, the business and risk profile, and ensuring that the documents, data or information held are kept up-to-date (where applicable). The purpose of determining customer identification and due diligence measures, the proof of identity is sufficient if it is reasonably possible to establish that the applicant/customer is the person he claims to be.
4.3. Timing of identification The verification of the identity of the customer and the beneficial owner(s) is to be completed during the establishment of a business relationship if this is necessary not to interrupt the normal conduct of business and where there is low risk of money laundering or terrorist financing occurring. In such situations these procedures shall be completed as soon as practicable after the initial contact and before the withdrawal of funds.
4.4. Exercise of due diligence and updating of identification data of existing customers The Company applies customer identification and due diligence measures when there are doubts about the veracity or adequacy of previously obtained customer identification documents, data or 7 information. Furthermore, the application of customer identification and due diligence procedures is applied not only to new customers but also at appropriate times, and where applicable , to existing customers, depending on the level of risk of being involved in money laundering or terrorist financing activities. The company ensures that their customer identification records as well as the information that form their business/economic profile remain updated throughout the business relationship. In this respect, the company examines and checks on a regular basis the validity and adequacy of the customer identification data and information maintained, especially those concerning high-risk customers. The policy and the procedures for the prevention of money laundering determines the timeframe during which the regular review, examination and update of the customer identification data is conducted, depending on the risk categorization of each customer. Despite the above and taking into account the level of risk, if at any time during the business relationship with an existing customer, a company becomes aware that reliable or adequate data and information are missing from the identity of the customer, then the company takes all necessary action, by applying the customer identification and due diligence procedures, to collect the missing data and information, the soonest possible, so as to update and complete the customer’s information. In addition to the update of the customer identification data and information on a regular basis or when it is observed that unreliable or inadequate data and information are being held, the company checks the adequacy of the data and information held with regard to the customer’s identity and business/economic profile, whenever one of the following events or incidents occurs: (1) An individual transaction takes place which appears to be unusual and/or significant compared to the normal pattern of transactions and the business/economic profile of the customer. (2) Customer’s reclassification (e.g. low risk customers to normal or high risk). (3) In case of identification of negative information about the client in the press or the internet or information submitted by a competent supervisory authority or a credit institution or following investigation which points to the need for an update of the data and information about the customer or to a possible risk reclassification. If a customer fails or refuses to submit, within a reasonable timeframe, the required data and identification information for the updating of his/her identity and business/economic profile and, as a consequence, the company is unable to comply with the customer identification requirements, then the company may terminate the business relationship while at the same time it should examine whether it is warranted under the circumstances to submit a report of suspicious transactions/activities to the Authority.
4.5. Transaction and products that favor anonymity The company must pay special attention to any money laundering or terrorist financing threat or risk that may arise from products or transactions that might favor anonymity, and take measures, if needed, to prevent their use for such purposes.
4.6. Construction of a customer’ s business profile Customer identification procedures and due diligence measures shall comprise the following: (i) the identification and verification of the customer’s identity on the basis of documents, data or information issued or obtained from a reliable and independent source; (ii) the collection of information on the purpose and intended nature of the business relationship; The company should establish to their satisfaction that they are dealing with a real person (natural or legal) and obtain sufficient evidence of identity to establish that a prospective customer is who he/she claims to be. The verification procedures necessary to establish the identity of the prospective customer should be based on reliable data, documents and information issued or obtained from independent reliable sources, i.e. those data, documents and information that are the most difficult to amend or obtain illicitly. The company should verify the identity of the beneficial owners and, for legal persons, they should obtain adequate information, data and documentation issued by independent and reliable sources so as to understand the ownership and control structure of the customer.
4.7. Specific customer identification issues
4.7.1.Natural persons The Company ascertains the true identity of natural persons by obtaining the following information: • True name and/or names used as these are stated on the official identification card or passport • Full permanent address • Telephone (home and mobile) and fax numbers • Email address (if any) • Date and place of birth • Nationality Specific requirements can be found in Appendix 3, attached to this manual.
4.7.2.Legal persons The Company takes all necessary measures for the full ascertainment of the legal person’s control and ownership structure as well as the verification of the identity of the natural persons who are the beneficial owners and exercise control over the legal person. The verification of the identification of a legal person that requests the establishment of a business relationship or the execution of an occasional transaction, comprises the ascertainment of the following: • The registered number • The registered corporate name and trading name used • The full addresses of the registered office and the head offices • The telephone numbers, fax numbers and email address • The members of the board of directors • The individuals that are duly authorized to operate the account and to act on behalf of the legal person • The beneficial owners of the private companies and public companies that are not listed in a regulated market • The registered shareholders that act as nominees of the beneficial owners Specific requirements can be found in Appendix 4, attached to this manual
4.8. Proceduresfor high risk customers
4.8.1.Customer identification and due diligence on a risk sensitive basis The Company applies enhanced and additional customer due diligence measures in all instances which due to their nature entail a higher risk of money laundering or terrorist financing. In order to determine what constitutes sufficient customer identification, one should take into account each customer’s perceived risk associated with money laundering and terrorist financing. The extent and the number of checks that must be carried out for customer identification may vary depending on the perceived risk of the customer’s country of origin or the type of service, product or account requested by the customer, or the customer’s background and professional or business activities as well as the level of the expected turnover and transactions or the complexity of the customer’s ownership structure. Information on the source of funds, i.e. how payments will be made, from where and by whom should be recorded so as to facilitate future transaction checks. However, for high risk customers, the company takes additional measures for verifying their customers’ identity, creating their business profile and ascertaining the source of assets i.e. how they have been acquired and their origin as well as monitor the movement of their transactions on a regular basis. In the cases where there is an accumulation of high risk customers and particularly when complex structures are combined with introduced business, enhanced due diligence measures should entail a direct contact with the natural person who ultimately owns or exercise control over the customer.
4.8.2. On-going monitoring of accounts and transactions The Company (where applicable) should conduct ongoing monitoring of the business relationship including scrutiny of transactions undertaken throughout the course of that relationship to ensure that the transactions being conducted are consistent with data and information maintained in respect of the customer, as well as ensuring that the documents, data or information held are kept up-to-date. The procedures and intensity of monitoring accounts and examining transactions should be risk sensitive.
5.1. Record Keeping The company keeps records of the documents/data for a period of 5 years, after the termination of the business relationship. It is provided that the documents/data relevant to ongoing investigations are kept until the Authority confirms that the investigation has been completed and the case has been closed.
5.2. Format of records: The retention of the documentation and data (either original documents or certified true copies) are kept in electronic form and are easily retrievable in order to present them to any official regulatory authority after a request.
6.1. Introduction Although it is difficult to comprehensively define a suspicious transaction, as the types of transactions which may be used by criminals who are involved in money laundering and terrorist financing are almost unlimited, a suspicious transaction will often be one which is inconsistent with a customer’s known, legitimate business or personal activities or with the normal business for that type of account. It is, therefore, imperative to ensure that adequate information is maintained and to know enough about the customers’ business in order to recognize that a transaction or a series of transactions is unusual or suspicious.
6.2. Internal reporting suspicious transactions and activities Any person who knows or reasonably suspects that another person is engaged in money laundering or financing of terrorism offences, must report this information, as soon as is reasonably practical, after it comes to his/her attention.
Employees of the Company can be liable for failure to report information or suspicion, regarding money laundering and terrorist financing. Therefore, the employees are required to cooperate and report, without delay, anything that comes to their attention in relation to transactions for which there is a slight suspicion that are related to money laundering or terrorist financing. Employees’ education and training program the company ensures that its employees are fully aware of their legal obligations, by introducing a complete employee’s education and training program. The timing and content of the training program is adjusted according to the needs of the company. The frequency of the training can vary depending on the amendments of the legal and regulatory requirements and employees’ duties. The training program aims at educating the employees on the latest developments in the prevention of money laundering and terrorist financing, including the practical methods and trending used for this purpose.
Introducción AEON (en adelante “la Compañía”) está plenamente comprometida con la lucha contra los delitos financieros. Con este fin, la compañía ha empleado un enfoque sólido y eficiente en el área de Anti-lavado de dinero, regulaciones, informes de actividades sospechosas, Conozca a su cliente (KYC), Diligencia debida del cliente y Diligencia debida mejorada, Evaluaciones de riesgo, monitoreo de transacciones y investigaciones El presente manual de procedimientos tiene como objetivo establecer los siguientes procesos a seguir:
1.1. Obligación de establecer procedimiento La empresa ha establecido sistemas y procedimientos adecuados y adecuados para lo siguiente:
1.1.1. Control interno, evaluación y gestión de riesgos con el fin de prevenir y prevenir el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, y
1.1.2. el examen pormenorizado de cualquier operación que por su naturaleza pueda considerarse especialmente vulnerable a estar asociada al blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, y en particular, transacciones complejas e inusualmente grandes y todos los patrones inusuales de transacciones que no tienen un propósito económico aparente o lícito claro.
2.1. Nombramiento de un Oficial de Cumplimiento de Lavado de Dinero (“MLCO”) El (los ) Director(es) nombra (n) a un miembro del personal superior que tiene las habilidades, el conocimiento y la experiencia en actividades financieras o de otro tipo, según sea el caso, conocido como el MLCO a quien se debe informar sobre cualquier información u otro asunto que llegue a conocimiento de la Compañía y que, en opinión de la persona que maneja ese negocio, pruebe o cree sospechas de que otra persona está involucrada en lavado de dinero o financiamiento del terrorismo ;
2.2. Deberes del Oficial de Cumplimiento de Lavado de Dinero
( i ) El MLCO tiene la responsabilidad de registrar y evaluar anualmente todos los riesgos que surgen de los clientes, productos y servicios existentes y nuevos, así como las medidas o cambios en los sistemas y procedimientos implementados por la sociedad para la gestión eficaz de los citados riesgos.
(ii) El MLCO prepara la Política/formulario de Aceptación de Clientes
(iii) El MLCO tiene la responsabilidad principal de la preparación del manual de procedimientos y gestión de riesgos de la empresa para la prevención del lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo. El manual es evaluado periódicamente y revisado cuando se detectan deficiencias o surge la necesidad de adecuar los procedimientos de la empresa para la gestión eficaz de los riesgos derivados del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.
(iv) El MLCO supervisa y evalúa si la política, los procedimientos y los controles que se han establecido para la prevención del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo se aplican de manera correcta y efectiva.
(v) El MLCO recibe cualquier información de los empleados de la empresa que sea considerada por éstos como conocimiento o sospecha de actividades de lavado de dinero o financiamiento del terrorismo o que pueda estar relacionada con tales actividades en forma de informe interno. Se adjunta una muestra de este informe interno (en lo sucesivo, “Informe interno de sospecha de lavado de dinero”), como Apéndice 1, a este manual. Todos estos informes deben registrarse y mantenerse en un archivo separado.
(vi) El MLCO evalúa e investiga la información recibida. La evaluación de la información reportada al MLCO debe hacerse en un formulario separado que debe registrarse y conservarse en el archivo. Se adjunta una muestra de este informe (en lo sucesivo, “Informe de evaluación interna del oficial de cumplimiento de lavado de dinero”), como Apéndice 2, a este manual.
(vii) Si luego de la evaluación descrita en el párrafo (vi) anterior, el MLCO decide notificar a la Autoridad, entonces deberá completar un informe escrito y presentarlo a la mayor brevedad. Todos estos informes deben registrarse y mantenerse en un archivo separado.
(viii) Después de la presentación del informe del MLCO a la Autoridad, el MLCO supervisa las transacciones de los clientes involucrados.
(ix) Si luego de la evaluación descrita en el párrafo (vi) anterior, el MLCO decide no notificar a la Autoridad, entonces debe explicar completamente las razones de tal decisión en el “Informe de Evaluación Interna del Oficial de Cumplimiento de Lavado de Activos” que debe , como ya se ha dicho, se registren y conserven en el archivo. 4 (x) El MLCO mantiene un registro con información estadística ( por ejemplo , fecha de presentación del informe interno, fecha de evaluación, fecha de informe a la Autoridad) en relación con los Informes Internos Sospechosos de Lavado de Activos y los informes del MLCO a la Autoridad.
(xi) La MLCO brinda asesoría y orientación a los empleados de la empresa sobre la correcta implementación de los procedimientos y controles para prevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. (xii) El MLCO determina cuáles de los empleados de la empresa necesitan capacitación y educación adicional con el fin de prevenir el lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo y organiza sesiones/seminarios de capacitación apropiados. En este sentido, el MLCO elabora y aplica, un programa anual de capacitación del personal.
(xiii) El MLCO mantiene un registro con los datos/información ( es decir , nombre, lugar de negocios, área de actividad, autoridad de control, fecha de inicio de la relación comercial, última fecha de revisión, próxima fecha de revisión, calificación) de la tercera persona con con quien la empresa ha establecido una relación comercial.
3.1. Introducción La Compañía aplica procedimientos de identificación de clientes y diligencia debida con un enfoque basado en el riesgo según el tipo de cliente, relación comercial, producto o transacción. Sin embargo, la empresa debe poder demostrar que el alcance de las medidas es proporcional a los riesgos derivados del uso de sus servicios con fines de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo. La aplicación de medidas y procedimientos sensibles al riesgo permite a las empresas centrar sus esfuerzos en aquellas áreas en las que el riesgo de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo parece ser mayor.
3.2. Identificación y evaluación de riesgos Un enfoque basado en el riesgo comienza con la identificación, el registro y la evaluación del riesgo que debe gestionarse. La identificación y evaluación del riesgo implica responder a las siguientes preguntas: ¿Qué riesgo representan los clientes de la empresa? Qué riesgo plantea el comportamiento de un cliente ( por ejemplo, transacciones de clientes en las que no existe una justificación legal/financiera/comercial aparente). ¿Qué riesgo plantean los productos/servicios que utiliza el cliente? ( por ejemplo, realizar pagos a través de transferencias electrónicas de fondos, grandes depósitos o retiros de efectivo, productos de inversión, etc.). Los parámetros indicativos de un sistema de controles y procedimientos basado en riesgo son los siguientes:
3.3. Diseño e implementación de controles para administrar y mitigar los riesgos Una vez que la Compañía ha identificado los riesgos que enfrenta, diseña e implementa los sistemas y controles apropiados para su administración y mitigación de acuerdo con los procedimientos establecidos en este manual. En lo que respecta al blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, la gestión y mitigación de los riesgos implica medidas para verificar la identidad del cliente, recopilar información KYC adicional sobre el cliente para construir su perfil comercial y monitorear sus transacciones y actividad. Con el fin de asegurar que sus políticas, procedimientos y controles en materia de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo sean adecuados y eficaces, teniendo en cuenta el riesgo evaluado, la compañía determina el tipo y alcance de las medidas que debe adoptar para gestionar y mitigar los riesgos identificados. rentable. Estas medidas pueden incluir, por ejemplo: Adaptar los procedimientos de debida diligencia del cliente en línea con su riesgo evaluado de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo; Obtener datos e información adicionales de la relación comercial o del cliente cuando sea apropiado para la comprensión adecuada y completa de las actividades y la fuente de riqueza de un cliente para administrar de manera efectiva cualquier aumento de riesgo que emane de la relación comercial en particular. Seguimiento continuo de las operaciones y actividades de los clientes de alto riesgo (en su caso) La evaluación del riesgo y la aplicación de las medidas antes mencionadas deben dar lugar a la clasificación de los clientes en tres categorías de riesgo: riesgo bajo, normal y alto. A cada categoría se adjuntarán criterios que reflejen el posible riesgo y cada categoría deberá ir acompañada de los correspondientes procedimientos de diligencia debida, seguimiento periódico y controles. Las medidas mejoradas de debida diligencia del cliente deben aplicarse sobre una base sensible al riesgo, en todas las relaciones comerciales que, por naturaleza, presenten un mayor riesgo de lavado de dinero o financiamiento del terrorismo.
3.4. Gestión dinámica de riesgos La gestión de riesgos es un proceso continuo, llevado a cabo de forma dinámica. La evaluación de riesgos no es un evento aislado de duración limitada. Los sistemas y controles deben mantenerse bajo revisión periódica para que los riesgos resultantes de cambios en las características de los clientes existentes, nuevos clientes, productos y servicios y en la dispersión geográfica se gestionen y contrarresten de manera efectiva.
4.2. Procedimientos de identificación del cliente y diligencia debida Los procedimientos de identificación del cliente y diligencia debida incluyen lo siguiente :
( i ) identificar al cliente y verificar la identidad del cliente sobre la base de documentos, datos o información obtenido de una fuente confiable e independiente;
(ii) identificar al beneficiario real y tomar las medidas adecuadas y basadas en el riesgo para verificar su identidad con base en documentos, registros o información emitida u obtenida de una fuente independiente y confiable.
(iii) Llevar a cabo un seguimiento continuo de la relación comercial, incluido el escrutinio de las transacciones realizadas durante el curso de esa relación, para garantizar que estas transacciones sean consistentes con la información y los datos en posesión de la persona involucrada en actividades financieras u otras actividades comerciales en relación con el cliente, el negocio y el perfil de riesgo, y velar por que los documentos, datos o información que se posean se mantengan actualizados (en su caso). A efectos de determinar la identificación del cliente y las medidas de debida diligencia, la prueba de identidad es suficiente si es razonablemente posible establecer que el solicitante/cliente es la persona que dice ser.
4.3. Momento de la identificación La verificación de la identidad del cliente y de los beneficiarios reales debe completarse durante el establecimiento de una relación comercial si es necesario para no interrumpir el desarrollo normal de los negocios y cuando el riesgo de lavado de dinero es bajo. o financiación del terrorismo que se produzca. En tales situaciones, estos procedimientos se completarán tan pronto como sea posible después del contacto inicial y antes del retiro de fondos.
4.4. Ejercicio de la debida diligencia y actualización de datos de identificación de clientes existentes La Compañía aplica medidas de identificación de clientes y debida diligencia cuando existen dudas sobre la veracidad o adecuación de documentos, datos o información de identificación de clientes obtenidos previamente. Asimismo, la aplicación de procedimientos de identificación de clientes y diligencia debida se aplica no solo a los nuevos clientes, sino también en los momentos oportunos y, en su caso, a los clientes existentes, en función del nivel de riesgo de estar involucrado en actividades de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo. La empresa se asegura de que sus registros de identificación de clientes, así como la información que forma su perfil comercial/económico, se mantengan actualizados durante toda la relación comercial. En este sentido, la empresa examina y comprueba periódicamente la vigencia y adecuación de los datos e información de identificación de los clientes que se mantienen, especialmente los relativos a clientes de alto riesgo. La política y los procedimientos para la prevención del blanqueo de capitales determinan el plazo durante el cual se realiza la revisión, examen y actualización periódica de los datos de identificación del cliente, en función de la categorización de riesgo de cada cliente. A pesar de lo anterior y teniendo en cuenta el nivel de riesgo, si en algún momento de la relación comercial con un cliente existente, una empresa se percata de que faltan datos e información fidedignos o adecuados sobre la identidad del cliente, entonces la empresa tomará todas las medidas necesarias. acción necesaria, mediante la aplicación de los procedimientos de identificación del cliente y diligencia debida, para recopilar los datos e información faltantes, lo antes posible, a fin de actualizar y completar la información del cliente. Además de la actualización periódica de los datos e información de identificación del cliente o cuando se observa que se están conservando datos e información poco fiables o inadecuados, la empresa comprueba la adecuación de los datos e información conservados con respecto a la identidad del cliente y perfil comercial/económico, siempre que ocurra uno de los siguientes eventos o incidentes:
(1) Tiene lugar una transacción individual que parece ser inusual y/o significativa en comparación con el patrón normal de transacciones y el perfil comercial/económico del cliente.
(2) Reclasificación de clientes ( por ejemplo, clientes de bajo riesgo a riesgo normal o alto).
(3) En caso de identificación de información negativa sobre el cliente en la prensa o en Internet o información presentada por una autoridad supervisora competente o una entidad de crédito o después de una investigación que indique la necesidad de una actualización de los datos e información sobre el cliente o una posible reclasificación del riesgo. Si un cliente no presenta o se niega a presentar, en un plazo razonable, los datos e información de identificación requeridos para la actualización de su identidad y perfil empresarial/económico y, como consecuencia, la empresa no puede cumplir con los requisitos de identificación del cliente , entonces la empresa puede terminar la relación comercial y, al mismo tiempo, debe examinar si, dadas las circunstancias, se justifica presentar un informe de transacciones/actividades sospechosas a la Autoridad.
4.5. Transacciones y productos que favorezcan el anonimato La empresa deberá prestar especial atención a cualquier amenaza o riesgo de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo que pueda derivarse de productos o transacciones que puedan favorecer el anonimato, y tomar las medidas, en su caso, para evitar su uso con tales fines.
4.6. Construcción del perfil comercial de un cliente Los procedimientos de identificación del cliente y las medidas de diligencia debida comprenderán lo siguiente:
( i ) la identificación y verificación de la identidad del cliente sobre la base de documentos, datos o información emitidos u obtenidos de una fuente confiable e independiente;
(ii) la recopilación de información sobre el objeto y el carácter previsto de la relación comercial; La empresa debe establecer a su satisfacción que está tratando con una persona real (física o jurídica) y obtener suficiente evidencia de identidad para establecer que un posible cliente es quien dice ser. Los procedimientos de verificación necesarios para establecer la identidad del posible cliente deben basarse en datos, documentos e información fiables emitidos u obtenidos de fuentes independientes fiables, es decir, aquellos datos, documentos e información que sean más difíciles de modificar u obtener ilícitamente. La empresa debe verificar la identidad de los beneficiarios finales y, para las personas jurídicas, deben obtener información, datos y documentación adecuados emitidos por fuentes independientes y confiables para comprender la estructura de propiedad y control del cliente. 4.7. Cuestiones específicas de identificación de clientes
4.7.1.Personas físicas La Empresa determina la verdadera identidad de las personas físicas mediante la obtención de la siguiente información: Nombre verdadero y/o nombres utilizados tal como aparecen en la cédula de identidad oficial o pasaporte Domicilio permanente completo Teléfono (domicilio y domicilio) móvil) y números de fax Dirección de correo electrónico (si corresponde) Fecha y lugar de nacimiento.
4.7. 2.Personas jurídicas La Compañía toma todas las medidas necesarias para la plena determinación de la estructura de control y propiedad de la persona jurídica, así como la verificación de la identidad de las personas físicas que son beneficiarios finales y ejercen el control sobre la persona jurídica. La verificación de la identificación de una persona jurídica que solicita el establecimiento de una relación comercial o la celebración de una transacción ocasional, comprende la determinación de lo siguiente: El número registrado La razón social registrada y el nombre comercial utilizados, Las direcciones completas de los registrados oficina y las oficinas centrales Los números de teléfono, números de fax y dirección de correo electrónico Los miembros de la junta directiva Las personas que están debidamente autorizadas para operar la cuenta y actuar en nombre de la persona jurídica Los beneficiarios reales de las empresas privadas y empresas públicas que no cotizan en un mercado regulado Los accionistas registrados que actúan como mandatarios de los beneficiarios finales
4.8. Procedimientos para clientes de alto riesgo
4.8. 1. Identificación del cliente y diligencia debida en función del riesgo La Compañía aplica medidas de diligencia debida del cliente reforzadas y adicionales en todos los casos que, por su naturaleza, conlleven un mayor riesgo de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo. Para determinar qué constituye una identificación suficiente del cliente, se debe tener en cuenta el riesgo percibido de cada cliente asociado con el lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo. El alcance y el número de comprobaciones que deben realizarse para la identificación del cliente pueden variar en función del riesgo percibido del país de origen del cliente o del tipo de servicio, producto o cuenta solicitado por el cliente, o de los antecedentes del cliente y de su actividad profesional o empresarial. actividades, así como el nivel de la facturación y las transacciones esperadas o la complejidad de la estructura de propiedad del cliente. La información sobre el origen de los fondos, es decir, cómo se realizarán los pagos, de dónde y por quién, debe registrarse para facilitar futuras verificaciones de transacciones. Sin embargo, para los clientes de alto riesgo, la empresa toma medidas adicionales para verificar la identidad de sus clientes, crear su perfil comercial y determinar la fuente de los activos, es decir, cómo se han adquirido y su origen, así como monitorear el movimiento de sus transacciones de manera regular. base. En los casos en que haya una acumulación de clientes de alto riesgo y, en particular, cuando se combinen estructuras complejas con negocios introducidos, las medidas de debida diligencia reforzada deben implicar un contacto directo con la persona física que en última instancia posee o ejerce control sobre el cliente.
4.8.2. Monitoreo continuo de cuentas y transacciones La Compañía (cuando corresponda) debe realizar un monitoreo continuo de la relación comercial, incluido el escrutinio de las transacciones realizadas durante el curso de esa relación para garantizar que las transacciones realizadas sean consistentes con los datos y la información mantenida con respecto al cliente, así como velar por que los documentos, datos o información que posea se mantengan actualizados . Los procedimientos y la intensidad del seguimiento de las cuentas y el examen de las transacciones deben ser sensibles al riesgo.
5.1. Mantenimiento de registros La empresa mantiene registros de los documentos/datos por un período de 5 años, después de la terminación de la relación comercial. Se dispone que los documentos/datos relevantes para las investigaciones en curso se conserven hasta que la Autoridad confirme que la investigación se ha completado y el caso se ha cerrado.
5.2. Formato de los registros: La conservación de la documentación y los datos (ya sean documentos originales o copias auténticas certificadas) se mantienen en formato electrónico y son fácilmente recuperables para presentarlos a cualquier autoridad reguladora oficial después de una solicitud.
6.1. Introducción Si bien es difícil definir de manera integral una transacción sospechosa, ya que los tipos de transacciones que pueden utilizar los delincuentes que están involucrados en el lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo son casi ilimitados, una transacción sospechosa a menudo será aquella que sea inconsistente con el conocimiento conocido de un cliente, negocios legítimos o actividades personales o con el negocio normal para ese tipo de cuenta. Por lo tanto, es imperativo asegurar que se mantenga la información adecuada y saber lo suficiente sobre el negocio de los clientes para reconocer que una transacción o una serie de transacciones es inusual o sospechosa.
6.2. Reporte interno de transacciones y actividades sospechosas Cualquier persona que sepa o sospeche razonablemente que otra persona está involucrada en delitos de lavado de dinero o financiamiento del terrorismo, debe reportar esta información, tan pronto como sea razonablemente práctico, después de que llegue a su conocimiento.
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